必ずウダウダになってしまう会議の処方箋。ズバリこの8つだ

ウダウダ会議の処方箋 仕事効率化

会社で何かを決定するための会議、ありますよね。

スパッと明確に判断出来ることは、変化の早いビジネスシーンでは必要不可欠です。

 

ところが、

どんな会議でも必ずウダウダになってしまう、

そんな恐ろしい会議の進め方があるんです。

 

知りたいですか・・・

 

もうご勘弁な会議

先日出席した会議なんですが、正直かなりウダウダでした。

もう、そんな会議への参加はご勘弁ですね。

 

この経験を踏まえ、今日は書きます。

 

恐怖!必ずウダウダになる会議の処方箋です。

 

<処方箋で得られる効果>

  • 何となーく時間が過ぎるてしまう
  • 「で、何を話し合ったんだっけ」と分からなくなる
  • 次に持ち越して、結局同じ議論を繰り返す

 

<ウダウダ会議の処方箋>

処方箋1

会議開催自体が重要。ITツールはダメ

メンバーを集めて会議を行うこと自体を重視しましょう。

メールやチャット、Slackなんて使っちゃダメですよ。

せっかくの会議の前に、簡単なコミュニケーションで解決してしまうかもしれません。

だって、みんなで会議室に閉じこもって同じ空気を吸っていることが重要なんですから。

 

処方箋2

みんな集めて連帯責任

参加メンバー選びも大事です。

関係ありそうかな?と思う人は全員召集しましょう。

議論や判断に必要かどうかなんて関係ありません。

「会議に参加したでしょ」という既成事実を作り上げるためです。

最初から最後まで発言が無くったって、途中で寝てたって構いません。

 

処方箋3

目的はオブラートに包んで

会議の目的は明確にしないでください。

「〇〇について」というような漠然としたタイトルが理想ですね。

きっと議論は迷走してしまい、とんでもない発言が出てくることでしょう。

 

処方箋4

検討事項は当日お披露目

事前に検討内容をメンバーに連絡するのはやめましょう。

ネタバレしてしまいますからね。

会議が始まってからおもむろに話し始めることで、参加メンバーは準備もなく思い付きで喋り出します。

話がまとまらなくなること請け合いです。

 

処方箋5

ネバーエンディング・ミーティング

あーそうだ

もちろん会議の終了時間は決めないでください。

だって、終わりが決まっていると焦って結論を出してしまうかもしれません。

延々と議論できる方が安心ですよ。

 

処方箋6

空中戦で激突!

おっと

ホワイトボードなんか使っちゃダメですよ。

議論したことが整理されてて、せっかくの会議がまとまってしまうかもしれません。

会話と会話が勢いでぶつかる。

空中戦が会議の醍醐味です。

 

処方箋7

To Be continue

さてそろそろ、みんな疲れた表情をしてきましたよね。では、締めに入りましょうか。

間違っても、ここまでの論点をまとめてはいけません。

メンバーが押し黙ったタイミングでこう切り出すのです。

「議論も煮詰まってきたので、そろそろお開きということで。結論は次回まで持ち越しましょう」

どうですか?目の前に並ぶうんざりした面々は。

 

処方箋8

思い出は記憶と共に

さあ無事、会議が終わりました。

でもここで気を抜かないでくださいよ。

議事録なんて送ってはいけません。

あくまでも、メンバー各自の記憶に残っていることが重要なんです。

議事録がなければ次回の会議もきっと、みんな新鮮な気持ちで今日と同じ意見を繰り返してくれることでしょう。

これで、無限に会議へ時間を使って楽しむことができます。

 

診断結果はいかが

いかがでしょうか?

ここに書かれている処方箋の、どれかが当てはまる会議をしていませんか?

もししているとしたら、その諸症状は治した方が良いかもしれませんよ。

 

本当の「会議の処方箋」

処方箋1

その会議は本当に必要か?

会議を行うこと自体が目的ではありません。

ITツール等でコミュケーションが取れるのであれば、効率的に意思決定を行うべきです。

メンバーのアサインや会議開催で時間を費やしている間に、ビジネスチャンスを逃してしまうかもしれません。

 

処方箋2

必要なメンバーだけアサイン

意思決定に必要なのは、正確な情報と本当に必要な少数のメンバーです。

会議に不要なメンバーの時間を奪うのは止めましょう。

 

処方箋3

明確な目的と判断材料の用意

会議の目的は明確であるべきです。

  • 判断名必要な事項は何であるか。
  • それを行うことでどんな効果が期待できるのか。
  • 逆にどんなリスクがあるのか。
  • 必要なリソース(ヒト・モノ・カネ・情報・時間)はどれだけか。

の判断材料と共に会議に提示しましょう。

 

処方箋4

検討事項は事前に展開

事前に展開出来る情報と各自検討出来る自行は、会議の前に発信しておきましょう。

その場で考え始めるなんてナンセンスです。

意見を持ち寄って、会議の場では意思決定に専念すべきです。

 

処方箋5

終わりを決める

会議は終わりの時間を明確に決めた上で始めるべきです。

しかも会議は1時間単位で設定する必要もありません。

30分や15分といった、細切れ時間でもOKです。

時間的な制約事項があると逆に効率的な会議が運営できます。

 

処方箋6

議論を書け!

議論の内容は、ホワイトボードなどに書きながら進めましょう。

脱線・逸脱・繰り返しを避けながら目的から外れないようにガイドしましょう。

議論の結果を、決定事項、課題事項、ToDo事項にまとめていきます。

 

処方箋7

まとめで認識統一

会議終了時刻の遅くとも10分前には、最終確認に入りましょう。

先ほどのホワイトボードから

決定事項、課題事項、ToDo事項を、メンバーに確認を取り認識統一します。

課題事項については、どの様な方法で解決手段を検討するのか(もしくはしないのか)

ToDo事項については「誰が」「いつまでに」対応するのかを明確にしましょう。

確認結果はホワイトボードに追記します。

 

処方箋8

議事録は効率的に要点をまとめる

会議終了後はホワイトボードの写真を撮ります。

それを元に、議事録を作成しましょう。

もしくはホワイトボードに必要事項が網羅されていれば、そのまま展開しても良いでしょう。

決定事項には決定に至るプロセスとして発言内容(誰が、何と言った)を記載する事もあります。

なお、ダラダラとした発言録は不要です。

参加メンバーに対して議事録内容に齟齬がないかを確認します。

あとは、意思決定された事項を遂行するだけです。

 

会議に時間を奪われないように

会社の仕事の中でも会議は、大勢のメンバーの時間を一気にまとめて費やしてしまうものです。

できれば、効率的に会議運営したいもの。

 

明日からの会議について、もし見直すべき点があれば

1つずつでも変えて行ってみませんか。

 

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■吉乃 建志(よしのケンジ)プロフィール■

妻と娘と三人家族/システムエンジニア&サービス企画/40歳過ぎでフルマラソンに挑戦し完走/日本全国巡ることをライフワークに決めた「旅」と「食」を楽しむスキマ旅ブラリスト/本業も副業も成果を出しプライベートも充実できるハイブリッドワーカー

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  吉乃 建志(よしのケンジ)

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