問題を減らすための問題管理!必要なのは1アクション2ポイント

片っ端に手を付けず最初に何をやるべきか判断しよう

問題はうまく管理すれば減らしていくことが可能です。
しかし管理の仕方を間違えると減るどころかもっと増えてしまうかもしれません。

では、どの様に問題を管理していけばよいのでしょうか。

問題を減らしていくために必要なこと。
それは問題に対して1アクションを実行し、2ポイントの視点で捉えることです。

 

『人生を自分のコースに取り戻す「やっちゃえオッサン!48」プロジェクト』よしのケンジです。

人生を自分のコースに取り戻すためにも、抱えている問題はスッキリ解決したいですよね。
抱えた問題を減らして自分が楽しいと思うコースを走れるようにしましょう。

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あなたはいくつ抱えてる

あなたはいくつの問題をかかえていますか?
「ひとつだけ」というあなたは、とても幸せです。

残念ながら、多くの人は同時にいくつもの問題を抱えているものです。
では、複数の問題を同時に抱えている場合、どの問題から先に手を付けますか?

直ぐに解決できそうな問題から?
それとも古いものから順番に?

でもそのやり方では、問題は一向に減らないかもしれません。

適切な問題管理が行われないと

まず最初に考えましょう。
問題の管理が行われておらず、解決すべき問題の優先度も分からないまま、時間やお金を消費して問題解決を進めてしまう、するとどうなってしまうのか・・・

後回しにした問題が原因で、新たな問題が発生するかもしれません。
先に手を付けた問題、実は別の問題を解決すれば対応する必要がなかったかもしれません。
そもそも管理すべき対象から、重大な問題が漏れているかもしれません。

せっかく対応をしても、

  • 十分な効果が出ない
  • 効率が悪い
  • 新たな問題が次々と発生する

もがけばもがくほど深みにはまってしまう、蟻地獄の様に。
そんな、状況に陥ってしまう可能性が非常に高いのです。

問題の蟻地獄にはまってしまうなんて、恐ろしいですね。

そこから抜け出すには適切な問題管理が必要です。

問題を管理するとは

問題管理を行う必要性は認識していただけたと思います。

では、あなたはどうやって問題を管理していますか?

頭の中に記憶しているという方、残念ながらそれは管理されている状況とは言えません。

直ぐに一覧表などにアウトプットし、見える形にすることをおすすめします。

問題がリストアップされた一覧表をここでは「問題管理一覧表」と呼ぶことにします。

1アクション

  • 問題管理一覧表の作成

「必要な情報」とは?

では、次の質問です。

そのリストには問題管理するための必要な情報が含まれているでしょうか?

問題管理を適切に行い、問題を減らしていくために必要な情報とは何でしょうか。

問題を管理する目的を考えましょう。

  • どの様な問題を抱えているか明らかにする
  • どの問題から解決するべきか判断できるようにする

まず、どの様な問題を抱えているか明らかにするためリストアップし、抜けや漏れを防止します。

ただ、問題管理一覧表を作っただけでは現状把握しかできません。

この後のプロセスである課題設定や解決への行動へつなげるには、どの問題から解決していくか選択するための判断が必要になります。

そして、合理的な判断を行うためには基準が必要です。

これは急がされているから
とか
これは大変そうだから
という感覚で問題解決に着手するのは危険です。

さらに基準に照らし合わせるには情報が必要です。

判断を行うための情報

どの問題から解決するか。

優先度を決定するために必要な情報として最低限必要なのが次の二つです。

2ポイント

  • 重要度
  • 緊急度

問題管理一覧表にこの二つの項目を追加しましょう。

ただし、このときに一つ注意点があります。

それは、
他人にとって重要なことが、あなたのビジネスにも重要なのか?

そして
他人にとって緊急なことが、あなたのビジネスにも緊急なのか?

これを間違えると、この後の優先度付けも間違った判断をしてしまうことになります。

よく考えてください。

 

「重要度」×「緊急度」

さて、問題管理一覧表に「重要度」と「緊急度」を追加できたでしょうか?

では、「重要度」と「緊急度」のマトリックスで優先度を判断していきます。

1.重要度「高い」×緊急度「高い

重要度が高く、かつ緊急度も高いケース。

これは直ぐに解決を図るべきであり、優先度が一番高いと言えるでしょう。

2.重要度「高い」×緊急度「低い

重要度が高いが、緊急度が低いケース。

後回しにしてしまいがちですが、これこそ先に手を付けておくべきです。

優先度は二番目です。

3.重要度「低い」×緊急度「高い

重要度は低くても、緊急度が高いケース。

これを優先してしまいがちですが、ここは一度立ち止まって我慢

1.と2.が片付いてから対応すべきです。

優先度は三番目

4.重要度「低い」×緊急度「低い

重要度は低くて、かつ緊急度も低いケース。

ここは一番後で対応・・・

と言いたいところですが、このケースに当てはまった場合に先ず考えていただきたいことがあります。

  • 「この問題は本当に対応すべき問題か?」
  • 「この問題を今対応しなかったらどうなる?」
  • 「この問題は対応しない、という選択肢は無いか?」

考えた結果、対応しなくても問題無いということであれば管理する対象の「問題」ではありませんよね。

問題管理一覧表から外しましょう。

問題管理のための緊急度と重要度のマトリックス

問題管理一覧表で問題のライフサイクルを管理

それぞれの問題に優先度を付けた後は、優先度の高いものから課題設定し、解決に向けて着手していきましょう。

もちろんヒト・モノ・カネ、そして時間と情報というリソースは有限であるため、優先度が高いものの中でも更に、優先順位を付ける判断は必要になりますが基本的な考え方は同じです。

そして問題管理の中では、問題ライフサイクルを管理することも必要です。

発生ー>記録ー>着手ー>解決ー>消滅

問題管理一覧表に追加はされるが、ライフサイクルのステータスが適切に管理されていないと不要な情報が残ったままになり、管理効率が低下してしまいます。

いま管理すべき対象はなにか?を明確にするためにも問題のライフサイクルは重要なのです。

適切な問題管理で、コントロールできる未来を手に入れましょう。

『問題を減らすための問題管理!必要なのは1アクション2ポイント』へのコメント

  1. 名前:問題を解決しないという選択肢3つのケース 投稿日:2016/09/18(日) 12:09:29 ID:42f6b73be 返信

    […] 問題を減らすための問題管理!必要なのは1アクション2ポイント(やっちゃえオッサン48) […]