残業時間を減らして自分の時間を充実させる4つのケーススタディ

残業続きの生活から抜け出したくなったら 仕事効率化

残業時間を減らしてもっと自分の時間を充実させたくないですか?

あなたは月に何時間残業をしているでしょう。
40時間?60時間?80時間?連日深夜まで?

僕が実践しチームの残業時間を年間9,600時間減らした4つのケーススタディを紹介します。

 

 

 

 

残業時間を減らし自分の時間を充実させる

残業時間を減らしてもっと自分の時間を充実させたいと思いませんか?

もし答えが”Yes”なら、その方法を知りたいですよね。

紹介するのは実践して本当に効果のあったものです。

 

誰に役立つケーススタディ?

私は長らくシステムエンジニア(通称SE)をやっていました。

SEといえば「デスマーチ」という言葉にも揶揄されるように、残業が多い職業のイメージです。

そんなSEという職種でも、残業を減らせる方法はあります。

 

今回ご紹介するのはSEをしているときに行った残業時間削減ケーススタディですがその方法は、他の職種でも参考にできる内容が含まれています。

 

そして、その一つの成果がチームの残業時間を年間9,600時間削減できたということなのです。

 

残業削減効果

9,600時間=2.5時間/日/人 × 16人(メンバー人数) × 20日

 

残業どのくらいしてる?

では、SEをやってるあなたも、SEでないあなたにも質問です。

月にどのくらい残業をしていますか?

20時間?
40時間!?
100時間!!?
連日深夜まで残業で分からない・・・?

 

ちなみに月の残業時間80時間が過労死ラインと呼ばれています。

 

月20日勤務だとして、一日あたり12時間勤務ですね。

 

「意外に少ないな」と感じた、あなた!
その感覚から変えましょう。

 

まわりの残業実態は?

残業時間を減らす方法、その前に
SEを含むエンジニアと呼ばれる人たちがどのくらいの残業をしているのか?

その実態を見てみましょう。

 

「エンジニア的残業☆生態図鑑(2015-10-23)」を参考にしました。

エンジニア的残業☆生態図鑑 – Tech総研

  1. [定時~ 19:00に退社] 28%
  2. [19:00~21:00に退社] 41%
  3. [21:00~23:00に退社] 28%
  4. [23:00以降に退社  ]  3%

 

2.がボリュームゾーンですね。

1.と3.も28%ずつに分かれています。

 

この調査結果にはIT系以外も含まれているため一概にSEの残業時間と同じとはいえませんが、ソフト系かつ年齢、役職、そしてスキルが高くなると、残業時間も比例して増える傾向にあるようです。

なお、まわりの顔色をみて帰りづらくて残業して人も多いのかと思いきや
2.を中心に、

  • 残業が少ないグループは、まわりよりも帰る時間が早い
  • 残業が多いグループは、まわりよりも帰る時間が遅い

と答えており、この回答からはその様なケースはあまりないのかな?と思われます。

(あくまでアンケート回答結果ですが・・・)

 

この調査結果、あなたの残業実態と比べていかがでしょう。

 

その残業、あなたの人生ステージで重要ですか?

もしあなたが、

自分のための時間を充実させたい
家族と過ごす時間を増やしたい
と思っているなら、今よりもっと残業を減らしたいですよね。

残業を減らして、あなたの人生ステージを上げるために時間をもっと使えるようにしましょう!

 

4つの残業削減策(時間効率化策)

最初に考えるべきこと

残業を減らしたい、効率化したいときに真っ先に考えるべきことがあります。

それは、

今やっているその仕事は本当にやる必要がありますか?

不要な仕事を止める“というのが最も効果の高い効率化です。

 

さて、この問いを考えてみても

「やっぱりやらなければならない」という場合、続きを読みましょう。

 

1.急な業務依頼を減らす

「ちょっと急ぎでやって欲しいんだけど・・・」という急な業務の依頼で残業になってしまうこと、ありますよね。

この急な業務依頼を減らすにはどうすればいいでしょうか?

 

対策

メニューを作りましょう

急な業務依頼を減らすためサービスメニューを作る

レストランだと、メニューに何がいくらって書いてありますよね。

これと同じように、依頼を受けて行う対応業務ごとにサービスメニューを作り、顧客や依頼元の部門に配っておきましょう。

サービスメニューに記載するのは、何の作業にどれだけ時間がかかるということです。

 

「ちょっと急ぎでやって欲しいんだけど・・・」
という仕事の多くは、依頼元の担当者がギリギリまで依頼をしていなかった。と言う経験はありませんか?

 

これは、担当者の怠慢もあるかもしれませんが、依頼作業にかかる時間を正しく見積れていないという理由もあります。

サービスメニューを作ることにより、作業にかかる時間を共有情報として可視化できるため、急な依頼を減らす効果があります。

 

2.ダラダラ会議を効率化

目的の定まらない会議は止める

いつ始まるかわからない会議、いつ終わるかわからない会議・・・

「ちょっと後で打合せをしよう」そう言われて時間が経つけど、いつになったらはじまるのか。

待っている間にもダラダラと時間が過ぎ、気がつけば残業ということありませんか?

または始まったはいけど結論が出ず、ずるずると続くエンドレス会議。

嫌ですね。

これらは会議のルールが決まっていないため起こることです。

対策

今行われている会議は、そもそも何を目的に行われているのでしょうか?

まず会議を次の二種類に分けましょう。

(A)何かを連絡・報告する会議(情報共有が目的)
(B)何かを判断し決める会議(意思決定が目的)

 

(A)への対策

(A)については、集合して会議を行うことは止めましょう。
情報共有だけであれば、メールやグループウェアなど時間と空間の成約を受けない手段が色々あります。

 

(B)への対策

そもそもスケジュール化されていないことが問題です。

会議をやる、と決まったタイミングで開始時間を決めます。

そして同時に終了時間も決定してしまうのです。

次に会議の前までに予め次の点を明確にしておきます。

<会議の前に明確にしておくこと>

(1)会議の目的(この会議では何を決定するのか)
(2)何に対して議論するのか
(3)議論の外に置くこと(議論しないこと)はなにか。
(4)議論のための材料(事実)

では、それぞれの項目についてみていきましょう。

 

(1)会議の目的(この会議では何を決定するのか)

これが明確で無いと、目的を見失いダラダラ会議になります。

会議を始めるときにホワイトボードに書いて、参加メンバー全員が見えるようにしておきます。

会議開始後も話がそれそうになったら、会議の目的を確認し軌道修正します。

また会議で決定すること(結論)は、次に具体的なアクションに移せる内容で決めましょう。

会議の結果、何を行動するか明確にしていなければ、会議自体が無駄になります。

 

(2)何に対して議論するのか
(3)議論の外に置くこと(議論しないこと)はなにか。

議論する対象「スコープ」を明確にします。
「スコープ」対象外のことは議論から外します。

これを明確にしないと、論点が定まらず結論に至るまで長い回り道を繰り返してしまう恐れがあります。

 

(4)議論のための材料(事実)

解釈や感情を交えない事実を判断の材料として、共有します。

事前準備できることは、予め共有しておくことで会議自体の進行をスムーズに行うことができます。

 

3.書類・フォーマットの統一フレーム化

フォーマットを統一することでフレームの力を使う

定期的に作成するが書式が定まっていない書類はフォーマットを統一しましょう。
そして記載が必要な内容をフレームとして予め欄を作っておきます。

書類を作成するときにフリーフォーマットで書くというのは、意外と大変で時間の掛かるものです。

どんな内容を書くか、というところを最初から考えなければならないためです。

でもフレームの力を使うと、考える範囲が限定でき脳が集中できるため、結果として時間効率化につながります。

 

4.整理整頓

ものを探す時間は人生の無駄使い

「そんな小学生みたいなこと」とあなどるなかれ。

木村 聡子さん著書の「あなたの1日は27時間になる」によれば、
人は1年で150時間もモノを探す時間に費やしているそうです!

あなたの1日は27時間になる。―「自分だけの3時間」を作る人生・仕事の超整理法

 

なんともったいない。

モノを探すというのは本来、探しているモノを使って何かを行いたいのに行えない時間です。

 

人生の浪費!

全くのムダ!!

 

この時間を減らすことによって、月に12時間くらいの時間を生み出すことができるのです。

モノを探さなくても済むよう、モノの居場所を決める
そして、朝15分と帰る前の15分の整理整頓

したいことがすぐにできる環境を実現しましょう。

 

まずは、できそうなところから

いかがでしょうか。

えっそんなこと
と思うこともあったかもしれませんが、本当にできてますか?

そして、もうやっているよという内容もあったかもしれません。

また、逆にうちの会社ではこんなことできないよ、という方もいらっしゃるかもしれません。

もちろん、勤めている会社の状況や仕事の忙しさによって、単純に当てはまらないこともあると思います。

でも、ここに書いたことをヒントに自分の仕事に当てはめて、できそうなことから試してみませんか?

もっともっとあなたの使いたいことに自分の時間を使えるようになる
その、お役に立てればと思っています。

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