共通言語を使って問題発生を予防する3つの理由

共通言語を使わないと何言ってるか伝わらない

問題が発生する原因のひとつに、「言葉」が通じていないということがあります。

「同じ日本語を使って仕事をしているのに、言葉が通じていない?」と思いましたか。

でも、日本語同士でも「言葉」が通じない、ということは十分に起こりえます。

「言葉」が伝わらない事態を回避するためには「共通言語」を使いましょう。

『人生を自分のコースに取り戻す「やっちゃえオッサン!48」プロジェクト』よしのケンジです。

SEとしてシステムの開発・修正に携わっていると不具合の発生とは無縁でいられませんよね。

不具合発生から、緊急対応に追われ、予定が狂ってしまうというトリプルコンボ

情シスあるあるでは無いですか?

そんな事態を避けて自分のための人生を走れるようにしましょう。

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「共通言語」を使うべき目的

「言葉が通じていないという事態」は問題を潜ませる原因になってしまいます。

それは、言葉を伝えた側と受け取った側で、異なる解釈を行ってしまい誤解が生じるためです。

その誤解を避けるには、今回テーマにしている「共通言語」を使う必要があります。

これは別に、

日常会話で使っている日本語を使わずに、特別な言語で会話をしましょう

という意味ではありません。

「共通言語」とは、解釈の誤解を防ぐための言葉の使い方という意味です。

誤解の原因

誤解が生じる原因は3つあります。

  1. 文章としての記述があいまい
  2. 単語の意味が共有されていない
  3. 言葉だけでは理解が難しい・違う解釈ができてしまう

それぞれ、どの様な場合にこの問題が発生してしまうのか見ていきたいきます。

文章としての記述があいまい

これは主語が不明確、形容詞が多く具体的でない、というように伝えるための文章として適切な構成になっていない状態です。

いわゆる5W1Hが書かれていない場合も記述があいまいで、受け取り側の解釈により、誤解が生じてしまう可能性が高くなってしまいます。
これを防ぐには、事実を具体的にはっきりと、定量的に記載する必要があります。

単語の意味が共有されていない

同じ単語でも、違う意味で捉えられてしまうことは意外とあります。

または、新しい用語だと聞く人により意味の解釈が異なってしまうこともあります。

一方が分からない単語、いわゆる社内方言のようなものは誤解の元です。

これを防ぐには、用語一覧、ローカル辞書を作成し共有するようにします。

言葉の定義がはっきり明確になることで、誤った解釈をしないことが期待できます。

言葉だけでは理解が難しい・違う解釈ができてしまう

言葉というものは便利ですが、言葉だけでは伝えきれないこともあります。

あくまでも言葉は表現の一つで有り、言葉での表現が難しいことは絵や図を積極的に使うようにしましょう。

文章では表現しようとすると、長く複雑になってしまうことも、図表化することで一枚で簡潔に分かりやすく伝えることが可能になる場合があります。

特に図表化し、文章を補足することで格段に誤解を招く可能性が低くなります。

「共通言語」を使って得られる3つの効果

ここまで見てきた誤解が生じる3つの原因を防ぐため、「共通言語」を使って得られる3つの効果をまとめます。

1.文章としての記述が明確になる

事実を具体的にはっきりと、定量的に記載

2.単語の意味が共有される

用語一覧、ローカル辞書を作成

3.言葉以外の表現も用いる

絵や図を積極的に使う

言葉は手段

「言葉」はコミュニケーションの手段です。

情報を正しく伝えるためには、伝える側・伝えられる側が共通の認識で言葉を明確に使う必要があります。

また言葉以外の手段が有効である場合には積極的に色々な手段を使い、正確で誤解の無いコミュニケーションを取るようにしましょう。

それが問題発生の予防につながるのです。