残業削減、会社は減らしたい社員は減らしたくない。どうする?

この時間で得ているもの、失っていること価値観

仕事で成果を出しながら、 自分と家族との時間を取り戻す!

やっちゃえ!オッサン 吉乃建志です。

 

残業削減は、人手不足の社会的にも、健全経営を目指す企業としても避けられない取り組みです。

しかし残業削減を進めようとしても会社の思惑と裏腹に、社員が付いてこないなんてことも。

 

あなたがチームのリーダーだとしたら、そんな噛み合わない状況をどう打破しますか。

 

残業削減を叫べど社員が付いてこず

2019年4月1日から、働き方改革関連法が順次施行されますね。

これによって時間外労働の上限規制が導入され、時間外労働が月45時間に規制されます。

あなたの会社にも、残業削減の波が来ているのではないでしょうか。

 

しかし色々な理由があって、中々残業が減っていかない。

まわりを見渡すとそんな姿が見えてくるなんてことも。

 

あなたのチームでは、残業削減が実現できているでしょうか。

 

「残業した方が得じゃないか」

そんな声が聞こえてきているとしたら、要注意です。

 

なぜ残業発生は発生するのか

そもそも、残業はなぜ発生するのか考えてみましょう。

 

1.業務量が多過ぎる

まず、業務量が多すぎて定時内で完了できない、という理由があります。リソース不足ですね。この場合、業務量リソースのアンバランスを解消することが、残業削減のためには必要です。

原因によって2つのアプローチがあります。

 

社員のスキルが足りていない場合

社員のスキルが足りずに、業務をこなせていない。この場合には、社員のスキルアップ・教育を図ることを検討しましょう。

 

スキルは十分だが業務量が多すぎる場合

社員のスキルは一定以上で十分だが、業務量が多すぎる。この場合には、次の順で対応を検討する必要があります。

 

1.不要業務の削減

まずやるべき事は、業務の効率化ではなく削減です。一度、仕事の棚卸しをしましょう。

  • 本来やらなくて良い仕事に時間を割いていないか。
  • 以前からの慣習で惰性的にやっている仕事はないか。
  • 必要以上に時間を掛けすぎている仕事はないか。

 

2.人に任せられる仕事

止められない仕事の中には、自社の社員がやらなくても良い仕事は無いでしょうか?

手順化・定型化されているような労働集約型の業務は、社員が残業をしてやるよりも、社外サービスを使う方がコストメリットが出る場合も多くあります。業務自体を見直してBPO(Business-Process-Outsourcing)サービスを利用することも検討しましょう。

 

3.業務効率化

どうしても外部に出せない仕事の場合には、社内で行う必要がありますがこの場合も、従来のやり方をそのまま踏襲するのでは無くプロセスの再構築をしましょう。BPR(Business-Process-Reengineering)、つまり既存の業務内容や業務フロー、そして必要であれば組織構造やビジネスルールを全面的に見直し、再設計します。そうすることで、作業の早さで改善するのでは無く、作業のステップ自体を削減します。

 

4.増員

業務の削減、BPO、BPRを重ねても対応できない場合には、増員を検討しましょう。

 

実は根深い、収入維持のための残業

ここまでに挙げたのは、正攻法での残業削減策です。

 

でも実は、この様な方法を取っても一向に残業は減らない。

リーダーであるあなたが、そんな悩みを抱えているとしたら。

 

会社からは、メンバーの残業を減らせと圧力が掛かる。

でも、どんなに業務削減や効率化に取り組んでも残業が減っていかない。

この場合は、メンバーが手っ取り早い収入アップの方法として、残業することを選んでいる可能性が高いからです。

 

どっちを向いている?

そうなると、会社と社員(メンバー)のベクトルは真逆を向いていますよね。

会社は、効率的な業務推進や健康経営、経費削減のために残業削減を推進する。

社員は、収入確保のためにできるだけ残業しようとする。

 

その結果、お互いの目指す方向が相反する方向であるため、生産性の向上にはほど遠くなってしまいます。

 

この様な状況を改善するために、目指すべきはベクトルを一致させるということです。

つまり、残業削減して「残業ゼロ」になることが社員にとっても会社にとってもハッピーであるという状態を目指しましょう。

 

残業削減をインセンティブに

一つの方法は、残業削減をインセンティブにするということです。

 

IT企業のSCSK株式会社の取り組みは、その一例です。

月平均残業時間20時間、有給取得休暇数20日(当年度付与数100%消化)を目標としたスマートワークチャレンジ20を発令しました。達成部門に対して削減された残業手当を原資に、賞与に特別加算するというインセンティブ制度がこの施策の大きなポイントでした。

(引用:残業代の寛元無くして働き方改革の成功はない|3つの還元方法|BOWGL

 

この他に、残業削減を評価に反映するという方法もあります。

 

大事なのはマインド

しかし、この様な制度の変更には大きな労力が掛かります。また一時的な効果をもたらすかもしれませんが、根本的な解決には結びつかない可能性があります。

なぜなら、あなたのメンバーが「残業は手軽な収入アップ手段だ」と考えている限り、根本的に残業を減らそうとはしないからです。

残業が減ると言うことが、メンバーにとって喜びどころか、収入が減ってしまうという痛みに繋がってしまう。そこが問題です。

 

そのため、重要なのがマインドスイッチです。

 

本当の意味で失っているのは何か

短期的な視点では、残業削減=収入の減少 に見えてしまいます。

しかし、残業に時間を割くと言うことは、自分の時間を切り売りしているということです。

メンバーには、「自分のための時間を失っている」という事実に気づいてもらう必要があります。

 

そして、その残業の時間と引き換えに、本当の意味で失っていることが、実は別にあります。

それは、本当はなりたかった未来の自分です。

 

そこに気づいて、マインドを切り替えてもらいましょう。

 

欲しいのは今の延長線上?

メンバーが欲しいのは、収入のために残業をするという今の延長線上にあることか。

それとも、別のことに時間を使って成し遂げている未来か。

 

可能であれば、一度考える時間をとってもらいましょう。

それは、どんな事へ価値を見出すかということ。

 

価値観を見つめ直す

  • 自分に対して[キャリアは?、健康は?、趣味は?、・・・]
  • 人間関係については[パートナーとは?、家族とは?、友人とは?、社会の中では?・・・]
  • 物質面では[持ち物は?、お金は?、生活環境は?・・・]

 

こうした多面的な軸で考えると、実は自分が何に関して本当は価値を感じていて、どんな価値観の未来を築き上げたいのかというのが見えてくるはずです。

 

残業に時間を割いて得られる残業代というお金は、この様々な価値の内の一つに過ぎないのです。

 

大切な価値観に気づくと変わる

価値観を作っている様々な要素をフラットに眺めてみると、もっと大切な価値観が浮かび上がってきます。

 

その価値観に気づくことで、時間の使い方が変わります。

メンバーの行動の変化として、現れてくることが期待できます。

 

未来に向けて理想とのギャップを埋めよう

メンバーには価値観に沿った理想の未来に向かってもらいたい。

そのためにも、本当はその人が大切にしている価値観というものに気づいてもらいましょう。

 

大切な価値観に気づくことができれば、現在とのギャップが見える。そしてギャップを埋めるにはどうすれば良いか、どう行動すれば良いかを考えてもらう。

その先に実現していく世界こそが、目の前のことに惑わされない、本当にハッピーで充実した未来です。

 

もし、本当に大切な価値観に気づいていないメンバーがいたら、問いかけてみてください。

 

さあ、やっちゃいましょう!

 

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■吉乃 建志(よしのケンジ)プロフィール■

妻と娘と三人家族/システムエンジニア/40歳過ぎでフルマラソンに挑戦し完走/日本全国巡ることをライフワークに決めた「旅」と「食」を楽しむスキマ旅ブラリスト/本業も副業も成果を出しプライベートも充実できるハイブリッドワーカー

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  吉乃 建志(よしのケンジ)

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