毎日終電のチームを残業ゼロにするために。まず取り組むこと

終わりの見えない暗闇を走り続ける耐えられますか?仕事効率化

仕事で成果を出しながら、 自分と家族との時間を取り戻す!

やっちゃえ!オッサン 吉乃建志です。

 

突然、管理を任されたチーム。

そこのメンバーは残業まみれ。

毎日毎日、終電間際まで仕事漬け。

 

「働き方改革なにそれ!?」の状態。

にもかかわらず仕事の遅延が発生し、ユーザーからはクレームも発生している。

 

悪循環な状況。

さあ、あなたならどうする?

 

終電残業チームで残業ゼロを目指す!

冒頭のような状況、かなりチャレンジングだと思いませんか?

加えて会社からは、「チームメンバーの残業が多すぎるんで残業削減するように」との指示。

 

これ、まさに僕が直面している問題です。

さてさて、こんなチームを残業ゼロにすることなんて出来るんでしょうか?

 

どんな状況だったの?

このチーム、これまでどんな状況で仕事を進めていたのでしょう。

確認してみると・・・

  • 日々舞い込むユーザーからの突発的なリクエスト
  • 担当者がそれぞれ依頼をこなしているものの管理者不在状態
  • その内に発生する仕事の抜けや漏れ
  • ユーザーと約束している定例仕事も遅れたりやり忘れていたり
  • 挙げ句にユーザーからクレームが発生

といった状況になっていました。

 

頑張っても頑張っても報われない

これ決して、それぞれのチームメンバーが仕事の手を抜いていた訳ではありません。

むしろ個人個人はとても一生懸命に仕事を行っている。

その結果、残業残業の日々に・・・

 

まるで、出口の見えないトンネルをひたすらひたすら走り続けるマラソンの様に。

これはキツい!

 

この状況、努力が報われないというか、とても残念でもったいない。

 

チームサクセスの共有

このチームを残業ゼロにしたい。

それは実現したいことの一つです。

 

でもそれ自体を目的にしてしまうと、仕事の成果は出なくなる可能性がある。

それに、これまでのメンバーの頑張りを否定することにもなりかねません。

 

そこで、チームとして掲げる目標はユーザーへ届ける価値に繋がるものにしました。

ユーザーの価値向上が、チームのサクセスだと。

 

掲げる目標は

今回の事例、掲げたチーム目標の結果は相手に届ける価値で測ります。

 

Step1

・まず現在クレームが発生しているような状況を変える

年内には約束ししている定例仕事も依頼仕事も遅延ゼロで対応する

ユーザーからの「どうなっているの?」「まだなの?」のセリフを無くす

 

Step2

・年明けからはユーザーの期待を上回る対応を実現するための対応を進める

半年でユーザーから「ありがとう」と言われるチームになる

 

残業をどう減らす?

さて、目標に向かって進みつつも残業は減らしていく。

そのためにはどうすれば良いか?

 

仕事の流れを単純化すると

①入ってくる仕事(Input)→②仕事を処理(Process)→③出すべき仕事の結果(Output)

 

入ってくる仕事を減らす

まずは、やるべき仕事の量自体を減らすことができないか取り組みます。

つまりは入り口の制御、仕事を断る、他にやってもらう、ということ。

 

とはいえ、ユーザーから依頼のくる仕事を減らすのは難しい場合どうすれば良いか。

仕事の密度を薄めましょう。

 

QDCのどれを変える?

処理できる仕事の量は、品質(Q)、納期(D)、コスト(C)のバランスで決まります。

仕事の密度を薄めるには、QかDかCのどれかを変えましょう。

 

品質(Quality)を変える

品質を変えると言っても、手を抜いて適当なレベルの仕事をするということではありません。

過剰サービス、仕事の本質からは外れた蛇足な仕事してませんか?

もし、そのようなことがあるなら仕事を見直すチャンスです。

 

また仕事で意外に多いのが手戻りです。

相手に仕事をOutputしたあと。そのタイミングで思っていた内容と違う、もっとこうして欲しいというフィードバックをもらう。

そうなると手戻りが発生して、予定外の仕事に時間を割かなければならなくなります。

 

そんな手戻りを防ぐためにも、仕事を手掛ける前に相手がどんな結果を求めているか丁寧に正確に聞いて理解する。

それだけでも、手戻りの発生は格段に無くなります。

 

納期(Delivery)を変える

納期を変えることは出来ませんか?

 

ひとつは仕事の優先度の管理。

急ぐ必要の無い仕事を先に手掛け、その結果急がなければならなかった仕事が遅れてしまう。

その順番を変えるだけでも、今すぐに手掛けなければならない仕事の量は減ります。

 

優先度の見直しの過程で、実はやる必要のなくなった仕事が明らかになるかもしれません。

 

もうひとつの納期のコントロールは、突発の依頼を待つのではなく、こちらから○○日に提出するという定例仕事にしてしまうこと。

スポット依頼では納期のコントロールが難しいとしても、定例仕事にすることで仕事の着手と完成までのリードタイムをコントロールできる様になります。

 

コスト(Cost)を変える

コストを変えることは出来ないでしょうか?

 

残業ゼロを進めることでコストは削減できます。

それを原資として、仕事のツールで作業効率を具体的に改善する。

 

可能であれば増員することで一人当たりの仕事の密度を薄めることができます。

 

取り組みは始まったばかり

今回挙げた方法はあくまでも一例です。

そして取り組みは始めたばかり。

 

実際どのような結果になるのか、それはこのブログでライブ報告していきたいと思います。

 

なぜ残業を削減するのか

そもそも、なぜ残業を削減するのか?

会社としては経費削減、業務の効率化などの理由があるのでしょう。

 

しかし、僕が取り組むのはもっと違う理由からです。

 

もしもメンバーが自ら望んで残業を行っているのであれば、それは良いでしょう。

 

でも、仕事だけのために日々振り回され残業ばかり。その状態が自分の欲しい結果とは異なっているのだとしたら。

そんな状態は変えたい、変えてほしいですよね。

 

残業削減で生まれる価値

もし、あなたも組織やチームの残業を削減したい。

でもどうしたら良いか分からない、そんな悩みがあるとしたら。そのヒントになれば嬉しいです。

 

僕は、身近な人も、そうで無い人も、

誰もが自分の望むことに時間(人生)を使う事が出来る社会の実現

これも目指していることの一つです。

 

残業削減は手段でしかありません。

でもそのことによって、本当に使いたいことに使える時間が生まれるのだとしたら。

良くないですか、自分の時間(人生)を自分で選べること。

 

さあ、やっちゃいましょう!

 

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■吉乃 建志(よしのケンジ)プロフィール■

妻と娘と三人家族/システムエンジニア/40歳過ぎでフルマラソンに挑戦し完走/日本全国巡ることをライフワークに決めた「旅」と「食」を楽しむスキマ旅ブラリスト/本業も副業も成果を出しプライベートも充実できるハイブリッドワーカー

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  吉乃 建志(よしのケンジ)

  やっちゃえオッサン

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